Peran IT di Dunia EO

Peran IT dalam dunia EO amat sangat penting, karena IT selalu dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam proses membuat event. Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut :

1. Membuat Proposal. Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal yang menarik bisa menjadi salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien untuk mensponsori acara kita. Untuk membuat proposal yang menarik usahakan tidak membuat proposal yang monoton atau kuno. Gunakanlah program-program penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang lainnya sehingga proposal yang kita buat menjadi lebih menarik.
2. Presentasi. Pada saat presentasi adalah momen yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya dan yakin untuk bekerjasama dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah EO tersebut profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang sangat menentukan. Pada saat tersebut sebaiknya kita dapat memaksimalkan teknologi yang dimiliki untuk mendukung presentasi kita, misalnya dengan menampilkan database yang dimiliki, design yang menarik atau bahkan bisa membuat simulasi acara dengan menggunakan program pendukung seperti 3D Studio Max atau yang lainnya.
3. Time Table. Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software, seperti Microsoft Project, Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang terpenting isi dari time table tersebut harus detil, mulai dari item pekerjaan, penanggung jawab, dateline, prioritas dan perkembangan dari project. Karena hal tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau di evaluasi pada saat meeting.
4. Data Base. Data Base yang lengkap dan baik akan sangat membantu EO dalam mengerjakan sebuah project. Karena dalam mengerjakan project kita biasanya membutuhkan data-data yang lengkap, misalnya data sponsor, artis, perlengkapan, venue dan lain sebagainya. Alangkah baiknya setiap kita membuat event data-data tersebut kita simpan dalam sebuah data base karena kelak data tersebut dapat digunakan oleh seorang Project Manager untuk mengerjakan projectnya.
5. Report. Banyak EO membuat laporan hanya untuk external atau klien, sedangkan laporan internal yang dibuat hanya laporan keuangannya saja. Padahal report ini sangat membantu pada saat kita akan membuat event yang sama di waktu mendatang. Laporan keuangan wajib dibuat tapi dalam isi laporan tersebut sebainya ditambahkan dengan hasil evaluasi, data-data pendukung project dan saran-saran apabila akan membuat event tersebut di waktu yang akan datang. Hal ini yang dapat membuat EO kita akan selalu menjadi lebih baik.
6. Internet. Pada era globalisasi saat ini Internet sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar, karena dengan internet kita bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya tidak lepas dari internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa diambil, kita bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah dari pasar dan para pesaing bisnis. Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsep-konsep yang kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau kuno.

Masih banyak lagi manfaat Teknologi yang bisa membantu perkembangan bisnis EO kita, misalnya untuk design, akunting, administrasi dan yang lainnya bahkan untuk mengembangkan ide-ide kreatif dari sebuah EO. Oleh karena itu jangan sampai EO kita menjadi EO yang gaptek.

Tips Kiat Sukses Membangun Sebuah EO (Event Organizer)

Berikut sebuh tips yang bermanfaat bagi siapa yang ingin atau punya keperluan untuk membangun serta mengembangkan sebuah jasa EO

Dalam melaksanakan suatu acara, tujuan utama sebuah Event Organizer tentunya memuaskan kliennya, untuk itu dibutuhkan sikap profesional dari Event Organizer sehingga klien merasa puas karena kesuksesan acara mereka.

Agar acara yang loe buat bisa sukses seperti buatan Event Organizer, berkut ini beberapa tips yang harus anda simak:

Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. Acara yang memang sudah dipersiapkan sjak dini, tentu berbeda dngan acara yang persiapannya secara menddak. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.

Melalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara.

Dalam membuat konsep Event Organizer dibagi menjadi tiga bagian:

1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer
2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan). Event Organizer
3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer

Terakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut - dikutip dari : http://kerockan.blogspot.com/2010/10/3-konsep-dibalik-sukses-sebuah-event.html

Arti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan.

"Penyelenggara acara (Inggris:Event organizer) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara."

Event Organizer atau biasa disebut EO. adalah phrase bahasa inggris yang artinya "Penyelenggara Acara", seperti Wedding organizer, yaitu jasa penyelenggara acara pesta perkawinan, atau free 7 network event organizer menawarkan jasa pembuatan web design, SEO, dan blogging, dan lain-lain. Dan memang kenyataannya dewasa ini jasa sebuah EO ini semakin banyak dibutuhkan seiring dengan makin pesatnya pertumbuhan penduduk yang artinya juga semakin banyak acara yang dibuat oleh manusia dengan keperluannya masing-masing, dan peran para profesional tentunya sangat dibutuhkan dalam hal ini.